Dla pracodawcy - płatnika


Jesteś pracodawcą - płatnikiem? Sprawdź jak i do kiedy przygotować formularze oraz jak je złożyć

12.01.2024

Jeżeli w 2023 r. zatrudniałeś osoby fizyczne lub wypłacałeś im np. wynagrodzenia z umowy o pracę, umowy zlecenia czy należności z praw majątkowych, po zakończeniu roku sporządzasz imienne informacje o wysokości dochodów tych osób (PIT-11, PIT-R) i zbiorcze deklaracje o pobranym podatku (PIT-4R, PIT-8AR), dalej zwane formularzami.

Jak i do kiedy przygotować formularze

PIT-11, PIT-R oraz PIT 4R, PIT 8AR sporządź na właściwych wzorach formularzy:

  • PIT-11(29)
  • PIT-R(21)
  • PIT-4R(13)
  • PIT-8AR(13)

Znajdziesz je na stronie e-deklaracje-pit/dla-platnikow. Oznaczenie wersji potwierdzisz w prawym dolnym rogu formularza

Jeżeli za 2023 r. składasz więcej niż jeden PIT-11 – który dotyczy przychodów twojego pracownika i nie jest korektą poprzedniego – nie uwzględniaj w nim kwot wykazanych w poprzednio przesłanych PIT-11 (ponieważ nie sumuje się ich). W takiej sytuacji w PIT-11 podaj tylko kolejny numer formularza, który składasz za 2023 r. (w polu nr 5 PIT-11).

PIT-11, PIT-R oraz PIT-4R, PIT-8AR sporządź do 31 stycznia 2024 r.

Do kiedy przesłać formularze

PIT-11 i PIT-R wyślij:

  • do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2024 r.,
  • osobie fizycznej do 29 lutego 2024 r.

PIT-4R i PIT-8AR wyślij wyłącznie do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2024 r.

Pamiętaj!
Wskazane terminy nie dotyczą Ciebie, jeżeli kończysz prowadzenie działalności. W takim przypadku formularze musisz złożyć do dnia zaprzestania działalności.

PIT-11, PIT-R, PIT-4R i PIT-8AR do urzędu skarbowego sporządzasz i wysyłasz wyłącznie elektronicznie. 

Formularze możesz podpisać:

  • podpisem kwalifikowanym – wszystkie formularze
  • danymi autoryzującymi – formularze: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, o ile jesteś osobą fizyczną

Formularze możesz przesłać za pomocą:

  1. Formularza interaktywnego Ministerstwa Finansów

    Aby to zrobić:

    • wejdź na stronę e-Deklaracje
    • pobierz odpowiedni formularz dotyczący wybranego przez Ciebie podatku
    • wypełnij formularz
    • podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
    • wyślij
  2. Modułu finansowo-księgowego

    Przy wykorzystaniu odpowiednich aplikacji (modułów) możesz wysyłać formularze drogą elektroniczną, bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych oraz automatycznie podpisać elektronicznie wszystkie przesyłane formularze.

    Aby to zrobić:

    • pobierz właściwą strukturę logiczną z sekcji Struktury dokumentów XML
    • wypełnij formularz
    • podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
    • wyślij dokument ze swojej aplikacji
  3. Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD)

    Aby to zrobić:

    • uruchom odpowiednią aplikację (moduł) zgodnie ze specyfikacją Wejścia - Wyjścia  dostępną w zakładce - Dokumentacja IT
    • wypełnij formularz
    • podpisz go podpisem kwalifikowanym albo danymi autoryzującymi
    • wyślij dokument do UBD
    W ten sposób możesz przesłać jednocześnie do 20 tys. deklaracji.
    Korekty formularzy nie możesz złożyć za pomocą bramki UBD. Wyślesz ją tylko jako pojedynczy dokument do systemu e-Deklaracje.

    Więcej informacji o UBD znajdziesz w zakładce Uniwersalna Bramka Dokumentów.

Jak udzielić pełnomocnictwa

Jeśli nie chcesz przesyłać informacji osobiście, może to za ciebie zrobić twój pełnomocnik.

Wypełnij i dostarcz do urzędu skarbowego druk UPL-1. Możesz to zrobić:

  • papierowo – złóż go w swoim urzędzie skarbowym
  • elektronicznie – przekaż przez ePUAP lub złóż w e-Urzędzie Skarbowym
Jedno pełnomocnictwo pozwoli Ci złożyć formularze we wszystkich urzędach skarbowych.
Informacje o pełnomocnictwach oraz aktualne formularze znajdziesz w zakładce Pełnomocnictwa.

Wypełniasz formularz - wpisz poprawny PESEL lub NIP

Pamiętaj, że wpisanie prawidłowych danych NIP / PESEL podatnika (Twojego pracownika) w dokumentach PIT jest obowiązkiem płatnika. Błędem jest np. wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999).

Rzetelne wpisanie tych danych w informacjach przekazywanych do urzędu skarbowego pozwoli na jednoznaczną identyfikację podatnika (Twojego pracownika), a co za tym idzie na:

  • wygenerowanie i udostępnienie podatnikowi (Twojemu pracownikowi) jego zeznania podatkowego w usłudze Twój e-PIT na podatki.gov.pl,
  • zalogowanie się przez podatnika (Twojego pracownika) do usługi Twój e-PIT z wykorzystaniem danych autoryzujących, na które składają się m.in. PESEL lub NIP,
  • złożenie zeznania podatkowego przy użyciu np. bezpłatnej aplikacji e-Deklaracje dostępnej na podatki.gov.pl,
  • skorzystanie z ulg i odliczeń, co może skutkować zwrotem nadpłaty podatku.

Brak właściwego identyfikatora podatkowego w przekazywanych formularzach podatkowych uniemożliwi bądź utrudni podatnikowi (Twojemu pracownikowi) wywiązanie się z nałożonych na niego obowiązków podatkowych w podatku PIT.

Jeśli pracownik jest obcokrajowcem, jak uzyska PESEL lub NIP

Dla podatnika (Twojego pracownika), który nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem VAT oraz płatnikiem podatków i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, identyfikatorem podatkowym jest PESEL.

Podatnik (Twój pracownik) może złożyć wniosek o jego nadanie do organu właściwego (urząd gminy, urząd dzielnicy) wraz z dokumentami, które potwierdzają dane wskazane we wniosku.

Jeżeli Twój pracownik jest cudzoziemcem i mieszka w Polsce, powinien posiadać identyfikator podatkowy PESEL.

Organem właściwym do przyjęcia wniosku o nadanie numeru PESEL (dla cudzoziemca) jest:

  • organ gminy, właściwy dla miejsca zameldowania podatnika (pracownika),
  • organ gminy właściwy dla siedziby pracodawcy, jeśli podatnik (pracownik) nie może się zameldować,
  • Urząd Dzielnicy Warszawa - Śródmieście (ul. Nowogrodzka 43) – w przypadku gdy podatnik (pracownik) jeszcze nie pracuje lub pracodawca ma siedzibę za granicą Polski.

Niezbędne informacje i wzór wniosku o nadanie PESEL są dostępne na portalu Gov.pl, również w języku angielskim i ukraińskim.

W przypadku odmowy podatnik (Twój pracownik) może wystąpić o nadanie NIP. Wzór zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7 jest dostępny na podatki.gov.pl.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa

Uniwersalna Bramka Dokumentów

UBD – czym jest i jak jej użyć

e-Deklaracje

Interaktywne formularze PDF dla płatników

Як отримати PESEL або NIP

Інформація як отримати персональний ідентифікаційний номер (PESEL) або індивідуальний податковий номер (NIP)

How to get a PESEL or NIP

Information how to get a PESEL or NIP